jueves, 30 de octubre de 2014

SISTEMAS

TEMA II): PUNTO 1)  S I ST E M A S

CONCEPTO DE SISTEMA: Un sistema es esencialmente un conjunto de partes relacionadas entre sí y con el medio ambiente, que interactúan en forma permanente con el propósito de alcanzar objetivos a fines que son comunes.

CUATRO ELEMENTOS BÁSICOS:
                                                     1) Las partes que componen el sistema,        
                                                          denominadas: subsistemas.
                                                     2) Las relaciones entre las partes.
                                                     3) El medio ambiente (donde actúan)
                                                     4) El objetivo u objetivos del sistema, que se      
                                                         alcanzan a través del funcionamiento          
                                                     armónico y coordinado de sus partes
                                                     componentes.

Una organización por ejemplo, puede analizarse como un sistema compuesto por diversas partes que interactúan y orientan sus acciones hacia el logro de objetivos que son comunes; por ejemplo obtener un rendimiento económico y financiero acorde con el capital que se ha invertido para crear y poner en funcionamiento el sistema o prestar un determinado servicio sin fines de lucro, concebido únicamente con el propósito de atender necesidades sociales.

El alcance de un sistema es relativo; lo que en determinada situación de análisis puede concebirse como un sistema, en otra situación de análisis puede ser catalogado como un sistema mayor o suprasistema o puede ser un sistema menor o subsistema. El alcance que se le asigne a la unidad de análisis dependerá del nivel básico del cual se parte.
                   Ejemplo:
                                 SUPRASISTEMA:  SALUD
                                 SISTEMA:               MEDICINA COLECTIVIZADA
                                   SUBSISTEMA:        CASMU- H. EVANGÉLICO, ETC.

CARATERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS:
  Los sistemas administrativos reúnen una serie de características generales que no solo contribuyen a tipificarlos sino que también facilitan su análisis y comprensión; corresponde destacar las siguientes:

1)    Objetivos particulares y generales: Cada una de las partes o elementos componentes de un sistema tiene a su cargo funciones particulares, cada elemento posibilita el logro de los objetivos del sistema, los que son comunes a cada una de sus partes.
2)    Relaciones Causa-Efecto: En la medida que cada parte componente de un sistema interactúa y se relaciona con otras partes; no sólo con las de su propio sistema, sino con sistemas externos, los cambios o variaciones que se produzcan en cualquiera de las partes pueden afectar no solo el funcionamiento de las restantes sino también el del sistema considerado en su conjunto. Se observa entonces entre los distintos elementos de un sistema, la existencia de relaciones tipo causa-efecto, de acuerdo a las cuales un desajuste o alteración en alguno de esos elementos puede representar la causa de efectos producidos en otros elementos o en todo el sistema.
3)    Integración de las partes: El nivel de eficiencia de cualquier sistema administrativo guarda una relación directa con el grado de integración que existe entre sus partes; en la medida que sea mayor la integración funcional entre los elementos componentes de un sistema, que cada uno de ellos actúe con visión de conjunto, mayor es la posibilidad de que ese sistema opere en forma eficiente. Por el contrario, esa posibilidad será cada vez menor cuanto menor es la integración entre las partes componentes del sistema; con mayor razón si esa integración simplemente no existe. 
El ejercicio de una adecuada coordinación de las actividades y tareas que se realizan en cada una de las partes, que estas cumplan con las funciones específicas, implica la necesidad de integrar el funcionamiento de esas partes orientándolas no solo hacia el logro de sus objetivos particulares, sino también hacia aquellos objetivos generales que les son comunes. De esa manera el producto que surge de dos o más partes que actúan conjuntamente, será mayor que la suma de los productos que esas partes obtendrían si actuaran en forma individual. (SINERGIA)
En efecto, el resultado de una reducida integración y coordinación funcional entre las partes de un sistema puede derivar entre otros resultados adversos en:
a) La duplicación de esfuerzos humanos. Por ejemplo el caso de funcionarios que perteneciendo a distintos organismos o a distintas unidades de un mismo organismo, realizan idénticas tareas con idénticos propósitos, enlenteciendo los trámites y contribuyendo a obstaculizar el desarrollo regular de las actividades.
b) La subutilización de bienes materiales: como por ejemplo equipos de computación, microfilmación o impresión, que por la falta de una adecuada programación o por desconocimiento de los niveles de dirección superior, de la utilidad y ventajas de la mecanización administrativa no se utilizan a plena capacidad. De esa manera ni siquiera se lograría compensar el alto costo de adquisición, arrendamiento o mantenimiento de esos equipos.
c) Exceso o descontrol de gastos: La necesidad de contar con mayores recursos financieros que los que realmente se necesitan, aumentando de esa manera el costo de los servicios.
4)  Adaptabilidad y equilibrio: Los sistemas administrativos
se encuentran insertos en un medio ambiente y mantienen con éste una serie de relaciones que se reflejan en un intercambio permanente de elementos –humanos, materiales, financieros, tecnológicos y de información- con sistemas externos. En la medida que en el medio ambiente (nacional e internacional) se produzcan cambios, cada sistema social para poder subsistir y asegurar su propia existencia, deberá adaptarse rápida y fluidamente a las transformaciones y requerimientos externos, ajustando sus operaciones y revisando sus planes y programas en forma oportuna.
Un estado de equilibrio es un nivel de integración de un sistema, caracterizado por una relación dinámica y permanente entre sus partes componentes y a través de la cual, un sistema se mantiene o tiende a mantenerse a pesar de haber sufrido varias transformaciones sucesivas o la influencia de diversas fuerzas perturbadoras. Una perturbación es simplemente lo que desplaza, lo que mueve, un sistema de un estado a otro. En la medida que el sistema pueda resistir y neutralizar esas fuerzas perturbadoras o ajustar sus mecanismos de funcionamiento, estará asegurando su propio equilibrio y su propia estabilidad.
EL MEDIO AMBIENTE: Todo sistema se concibe, se diseña y se pone en funcionamiento en el marco de lo que suele denominarse indistintamente medio ambiente, entorno o contexto; resulta difícil pensar que existe en realidad un sistema que opere solo internamente y no proyecte su acción hacia el exterior.
El medio ambiente de un sistema está integrado  por todos aquellos sistemas externos que de una manera u otra, ya sea directa o indirectamente pueden influir sobre él y alterar su funcionamiento interno; pero a su vez  ese sistema puede ejercer su influencia sobre el medio ambiente.
Es prácticamente imposible que un sistema no tenga algún tipo de contacto con el medio ambiente, de la magnitud de dicha relación dependerá el grado de influenciamiento que determine el tipo de sistema en este sentido (semicerrado o abierto).  Es de destacar que los sistemas llamados por los teóricos “cerrados”, en la práctica “semicerrados”, están destinados a desaparecer porque a falta de crecimiento su tendencia es a disminuir  cada vez más su actividad.
De acuerdo con el enfoque institucional el medio ambiente de un sistema está integrado por todos aquellos otros sistemas, ya sea del sector público como privado, tanto del ámbito nacional como internacional, con los que se relacionan para desarrollar en forma regular las actividades que le son propias.

Teniendo en cuenta factores diversos del medio ambiente que pueden incidir sobre el sistema y alterar su marcha, éstos pueden agruparse, de acuerdo a su naturaleza, en los siguientes grupos:
                                                           a) económicos  
                                                           b) políticos
                                                           c) socio-culturales 
                                                           d) tecnológicos
TÉRMINOS CLAVE:
Ø    SUPRASISTEMA
Ø    SISTEMA
Ø    SUBSISTEMA
Ø    RELACIONES CAUSA EFECTO
Ø    SINERGIA
Ø    ESTADO DE EQUILIBRIO
Ø    SUBUTILIZACIÓN DE RECURSOS




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