TEMA III): PUNTO 1) SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y TOMA DE
DECISIONES.
Los problemas pueden clasificarse bajo dos epígrafes principales:
1) Problemas de mantenimiento.
2) Problemas de consecución.
1) Problemas de mantenimiento: Existe un problema de este tipo cuando se produce una desviación respecto de una norma cuyo presunto cumplimiento nos gustaría mantener. Ej. el auto no arranca.
Punto X
Norma esperada
Desviación
En el punto X ha ocurrido algo que ha producido una desviación respecto de una norma aceptable y aceptada.
La causa de esa desviación puede ser conocida o desconocida.
En nuestro ejemplo tal vez pensemos que el auto no arranca porque no tiene gasolina, cuando la realidad es que el efecto reside en el carburador.
Si actuamos sobre supuestos falsos, gastamos tiempo y dinero sin conseguir nada, de modo que es de suma importancia diagnosticar correctamente la causa de la desviación.
A veces la causa del problema o desviación es evidente por sí misma, en cuyo caso el diagnóstico es innecesario.
Procede, pues, clasificar las desviaciones según que su causa sea conocida o desconocida.
En caso de duda es preferible tratar el problema como de causa desconocida, hasta estar seguros de que conocemos el motivo de la desviación.
2) Problemas de consecución: Estos problemas se plantean cuando se ha previsto una meta óptima que no se puede alcanzar a causa de determinados obstáculos. Ej. duplicar la producción del departamento.
Estos problemas entrañan dos elementos: el objetivo y el o los obstáculos.
Es muy importante aquí determinar con claridad:
1) Dónde queremos llegar (“situación ideal futura”) o sea elegir el objetivo adecuado.
2) Cuál es el obstáculo. (por Ej.” falta de recursos”)
Algunas ideas para salvar el obstáculo:
a) Vencerlo
b) Evitarlo
c) Apartarlo
d) Eliminarlo
e) Neutralizarlo
f) Demostrar que no existe
g) Volverlo a favor nuestro
h) Comprarlo
i) Modificarlo
j) Hallar su punto débil
k) Esperar a que desaparezca
Concepto de DECISIÓN: La decisión es una elección entre distintas maneras de hacer o de conseguir algo, o sea entre distintas alternativas. Unas veces las opciones estarán ahí, a nuestro alcance; otras, habremos de crearlas nosotros mismos.
Es preciso tomar una decisión:
1) Cuando se presenta un problema de mantenimiento y hay que aplicar un remedio.
2) Cuando una persona ha de elegir sus objetivos.
3) Cuando se presenta un obstáculo que se debe vencer.
Decisiones selectivas y decisiones creadoras:
La decisión puede versar sobre dos casos, a saber:
1) Elección entre un número determinado de opciones. (Decisión selectiva)
2) Creación previa de una serie de opciones, para elegir luego la mejor de ellas. (Decisión creadora)
Instrumentos para el análisis de problemas:
Los problemas de fácil diagnóstico se pueden analizar y remediar con ayuda de un sencillo esquema para el análisis y corrección de anomalías.
Estos esquemas pueden ser muy útiles a los operarios y usuarios de las instalaciones y maquinarias de un departamento, pues constituyen una guía sencilla de las principales averías potenciales, o puntos débiles del material, y del remedio adecuado a cada caso. Son como manuales de primeros auxilios.
Diagramas para el análisis de anomalías:
Es como un reconocimiento médico, cada una de las ramas del diagrama representa una línea de investigación.
El rasgo fundamental de estos diagramas es su estructura lógica, según la cual se investiga primero la causa más probable.
Si se comprueba que la causa más probable no es la fuente del problema, entonces normalmente se descartan de la investigación todos los posibles defectos que pudieran haber contribuido a formar esa causa de máxima probabilidad, lo cual supone un ahorro de tiempo.
Si retomamos el Ej. del automóvil que no funciona; debemos verificar en primer lugar si la gasolina llega al inyector y en caso afirmativo, sabremos que el sistema de succión funciona bien y que es inútil comprobar cualquier falla anterior a la llegada de gasolina al mismo. Podemos pasar a examinar el sistema eléctrico y ver si en las bujías salta la chispa. Sólo cuando la investigación revela un defecto necesitamos seguir investigando en esa dirección, y la sucesión lógica de comprobaciones se identifica con el proceso de eliminación de causas que ahorre más tiempo.
Supongamos, por ejemplo, que se retrasa la llegada de ciertas piezas de repuesto que hemos solicitado. En ese caso, el diagrama para el análisis de anomalías podría ser el siguiente:
El pedido no ha llegado
 | |||||
| | ||||
Enviado a destino No enviado El camión se retrasó
equivocado
Está en el almacén No se ha embalado
del proveedor
Por lo general, los diagramas para el análisis de anomalías son mucho más complicados que en el ejemplo anterior, hasta el punto de ser manejados en computadoras.
Estos diagramas tienen las siguientes ventajas:
1) Aumentan la eficiencia del trabajo.
2) Ayudan a aclarar ideas
3) Se peden emplear en la capacitación del personal
4) Sirven de guía al personal nuevo.
INSTRUMENTOS PARA LA TOMA DE DECISIONES:
Los diagramas de decisión: estipulan una forma de actuar.
Es muy parecido al esquema de instrucciones programado en una computadora.
Ej. La calificación del alumno
¿fue superior al 60%?
_________________________
NO SI
Envíese la carta “A” ¿Superior al 70%?
_________________________
|
No SI
Envíese la Envíese la
Carta “B” carta “C”
ANÁLISIS DE PROBLEMAS Y ADOPCIÓN DE DECISIONES:
Concepto de decisión: Una decisión consiste en elegir entre una serie de posibilidades la mejor de ellas. Una decisión puede ser efectiva sólo si se la pone en práctica.
Es preciso tomar una decisión cuando:
1) Después de analizado un problema de mantenimiento, hay que ponerle remedio.
2) Una persona ha de elegir sus objetivos.
3) Existe un obstáculo que vencer.
En el proceso de tomar una decisión, normalmente se considerarán unas u otras de las siguientes clases de medidas:
Las tres primeras se utilizan para tratar los problemas existentes:
1) Medidas provisionales: se emplean para ganar tiempo mientras se averigua la causa del problema. Ej. colocar un recipiente bajo la gotera del tejado.
2) Medidas de adaptación: se emplean para convivir con el problema. Ej. construir una piscina bajo la gotera.
3) Medidas correctoras: se emplean para eliminar la causa conocida del problema. Ej. reparar el tejado.
4) Medidas preventivas: se emplean para hacer menos probable que surja un problema futuro. Ej. construir un buen tejado desde un principio.
5) Medidas precautorias: se emplean también para problemas futuros, más específicamente para neutralizar o minimizar los efectos de un problema potencial grave. Ej. tener a mano una escalera y un recipiente con impermeabilizante.
Mediante este proceso modelamos una actuación futura.
TÉCNICAS DE LA ADOPCIÓN DE DECISIONES:
Fases de la toma de una decisión:
1) Fijación del objetivo.
2) Fijación de las condiciones. Son los factores que limitan la libertad de elección. Son los límites dentro de los que se quiere, o debe realizarse la elección.
3) Análisis de las opciones. Para enumerar las mismas de debe recurrir sin prejuicios a toda la gama de posibilidades (provisionales, de adaptación, correctoras, de prevención y precautorias)
4) Elección de la mejor opción.
5) Puesta en práctica. Determine Ud. el momento oportuno para poner en práctica la decisión.
6) Vigilar los resultados.
PROCESO ACOTADO DEL ANÁLISIS DE PROBLEMAS Y ADOPCIÓN DE DECISIONES:
Para resolver un problema es muy importante aislar los elementos que lo componen. Primeramente es preciso comprender la situación global; luego se pasa a identificar los diversos problemas que existen en esa situación; y por último, se selecciona el problema prioritario (identifico el tipo de problema).
Análisis del problema prioritario: * es el que causa obsesión; * es el que sirve de clave para resolver los otros problemas; * es el que crecerá desproporcionadamente si no se le da solución; * es el que no puede demorarse con medidas dilatorias.
Luego, si la causa del problema es desconocida, es preciso diagnosticarla, para lo cual se determinarán las siguientes características de la anomalía: * en qué consiste y en qué no consiste; * cuándo se produce y cuándo no se produce; dónde se produce y dónde no se produce; a quién afecta y a quién no afecta.
Definido así el problema, es preciso determinar las peculiaridades o rasgos distintivos de esas características.
Después, es preciso fijarse en qué cambios se han producido en relación con esas circunstancias. En ese momento suele quedar al descubierto la causa del problema.
Una vez conocida la causa, es el momento de adoptar una decisión. El procedimiento ( de seis fases) para tomar la decisión es el mismo, independientemente de que con la decisión se quiera corregir una desviación o conseguir un objetivo.
Normalmente se consultará con las personas a quienes afecte la decisión y con las que hayan de poner ésta en práctica.
Según George Steiner no existe un estándar o norma internacional establecida para determinar lo que es una decisión racional. Cada sistema de carácter científico, enfoca la racionalidad según su propia escala de valores. Por lo tanto deberíamos encarar la racionalidad conforme a un concepto propio, el que involucra criterios científicos originados en varias disciplinas.
CLASIFICACIÓN DE LAS TÉCNICAS E INSTRUMENTOS MÁS IMPORTANTES PARA LA TOMA RACIONAL DE DECISIONES:
1) Con énfasis no cuantitativo:
a) Procesos de creatividad mental (basados en la experiencia, el juicio, la intuición, el intercambio grupal, la retroalimentación).
b) Determinación del factor crítico. (plantear las preguntas básicas importantes; enfoque del factor que implica la limitación crucial según Charles Bernard; la cadena o árbol de decisiones.
c) La organización por sí misma ( planeamiento organizativo y control presupuestario).
d) La tradición histórica de hacer las cosas de una manera determinada.
e) Sistemas y procedimientos.
f) El proceso de solución de problemas mediante pasos simples y sucesivos.
g) El conocimiento general acerca del tema sobre el cual se va a decidir. (legal, científico, académico)
2) Métodos de sistemas generales:
a) Disposición, explicitación y diseño del problema.
b) Formulación de un modelo (a través de un encuadramiento analítico y lógico; investigación y diagramación de las tareas).
c) Los modelos y sistemas contables (análisis de puntos de equilibrio)
d) Diseños de sistemas en base a las técnicas de la informática.
3) Métodos cuantitativos tradicionales:
a) Análisis marginal.
b) Análisis del retorno de la inversión.
c) Pronósticos cuantitativos (basados en la economía y en las matemáticas)
4) Métodos de programación tradicionales:
a) Gráficos de Gantt.
b) Programación en red.
5) Técnicas matemáticas más actualizadas:
a) Teoría probabilística.
b) Simulación por computadoras.
c) Programación lineal.
d) Análisis de red (funcional y de tareas PERT)
e) Análisis de costo-beneficio.
6) Métodos complejos:
a) Análisis de sistemas.
b) Estudios de investigación social.
c) Planeamiento corporativo
d) Presupuestación programada.
TÉRMINOS CLAVE:
Ø Problemas de mantenimiento
Ø Problemas de consecución
Ø Decisiones selectivas
Ø Decisiones creadoras
Ø Diagramas de decisión
Ø Medidas provisionales
Ø Medidas de adaptación
Ø Medidas correctoras
Ø Medidas preventivas
Ø Medidas precautorias
Ø Factor crítico
Ø Análisis del retorno de la inversión
Ø Análisis costo beneficio
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