jueves, 20 de noviembre de 2014

CONTROL PARTE III

TEMA VI) EL CONTROL
PUNTO 3) OBJETO DE CONTROL

Acerca de qué se controla:
Administrar una organización implica combinar  adecuadamente  los  recursos
disponibles para maximizar la obtención del objetivo buscado. En esa tarea se manejan fundamentalmente dos tipos de recursoslos bienesmateriales e inmateriales propiedad de la organización y las personas que se encuentran ligadas a ella por distintos nexos de relación jurídica. A su vez, el logro de los objetivos requiere el desarrollo de actividades principales y conexas; las primeras directamente propician el logro del objetivo, mientras que las segundas tienden a actuar en apoyo de las primeras cuidando la existencia misma de la organización o estableciendo las condiciones básicas para que aquéllas puedan desarrollarse.

Tres son, pues, los elementos que deben someterse a control:
1)    Los bienes propiedad de la empresa: entran en el proceso como recursos materiales o inmateriales. El control se dirige a preservar la integridad de esos bienes mediante su custodia y a obtener el máximo rendimiento reduciendo su inmovilización o uso improductivo.
2)    Las personas integrantes de la organización: en este caso el control trata de mantener adecuadamente cubiertos todos los puestos necesarios para el desenvolvimiento de las actividades y de obtener de los individuos un rendimiento compatible con la retribución que se les efectúa.
3)    Las actividades que desarrolla la organización tendiente a establecerla y preservarla y las que hacen al cumplimiento de sus objetivos específicos.

Control sobre bienes:
Una organización para cumplir plenamente con sus objetivos debe poseer un adecuado caudal de recursos en forma de herramientasmaquinarias o dinero, que le permita prolongar el esfuerzo de sus miembros, retribuir a los mismos antes que el producto se efectivice, y en general, financiar su desenvolvimiento sin estar atada permanentemente al flujo de ingresos que genere su actividad.
El control sobre los bienes asume una doble faz:
1)    Un conjunto de normas de control interno tendientes a asegurar que en el manipuleo de ellos se cumplen los recaudos mínimos que hacen a una adecuada custodia y movilización. Estas normas son de cumplimiento obligatorio para las personas y sectores que tienen a su cargo bienes de propiedad de la empresa y su verificación forma parte de los programas de auditoría operativa.
2)      Un sistema informativo que contiene datos sobre la cantidad de bienes de los distintos tipos que posee la empresa, y el rendimiento previsto y real de cada categoría. Las pautas de rendimiento previsto se establecen sobre la base comparativa de inversiones alternativas.

Los bienes que se sujetan a control son todos aquellos susceptibles de tener un valor económico:
·         El dinero, en sus diversas manifestaciones: efectivo, cuentas bancarias, monedas extranjeras.
·         Los títulos de crédito: cheques, giros, valores a la vista, pagarés y documentos a cobrar, acciones y cuotas partes de sociedades.
·         Las mercaderías y efectos que constituyen materia de transacción habitual: materias primas y suministros, productos en proceso, productos terminados, repuestos y accesorios.
·         Los bienes que se utilizan para el desarrollo de las actividades de la empresa: maquinarias, instalaciones, edificios, vehículos, herramientas, muebles y útiles.
·         Los créditos y derechos a favor de la organización provenientes de: marcas y patentes, concesiones, llave de negocio.
·         Las cuentas a cobrar y derechos similares que no se encuentran respaldadas por títulos de crédito, sino por formularios conformados de acuerdo a los usos y prácticas comerciales.
·         El crédito comercial y el buen nombre de la organización en el medio social donde se desenvuelve.

Control sobre las personas    
Toda organización necesita tener un plantel estable de personal que le permita desarrollar las actividades inherentes al cumplimiento del objetivo y además en ciertas circunstancias, contar también con personal adicional que posibilite superar problemas de coyuntura o picos en su actividad.
La provisión del personal tiene una doble particularidad basada: en las características de cada individuo (formación, personalidad, necesidades, etc.) y en la complejidad del comportamiento humano (reacciones producto de la voluntad, motivación, inquietudes, etc.) ya que su conducta no responde a un patrón mecánico.

El control sobre el personal tiene las siguientes facetas:
1)    Un conjunto de normas que tienden a determinar la cantidad y calidad del personal necesario y la forma en que ese personal será incorporado. La elaboración de las normas será facultad del departamento de Recursos Humanos y su cumplimiento obligatorio, siendo vigilado por el servicio de auditoría.
2)    Un reglamento interno que reunirá todas las disposiciones que regulan la relación organización-participante. El mismo será controlado en su aplicación a través de la línea jerárquica, con apoyo del sector funcional que atiende los problemas de personal y relacionamiento dentro del departamento de Recursos Humanos.
3)    Un sistema de evaluación individual basado en informaciones de diversa naturaleza, tales como: opinión de la supervisión, premios por rendimiento, sugerencias, asistencia, dedicación, etc. que posibilite el control sobre la eficiencia de las personas.
4)    Un sistema de información sobre el rendimiento colectivo e índices promedio de rotación, ausentismo y similares, que permita juzgar la capacidad de la supervisión de sectores y el grado de adhesión del personal, en general, hacia la empresa.  

Las cuestiones referidas al personal que deben someterse a control son:
·         Estructura de la organización: respecto a cantidad de personas necesarias por puesto y categoría, capacitación de las personas que se requieren, cualidades personales, necesidades temporarias de personal, previsión de ampliaciones y reemplazos.
·         Selección y capacitación de personal: métodos y etapas de selección, cursos de entrenamiento y capacitación, promoción y transferencias.
·         Cumplimiento de obligaciones formales: horario, presencia, cuidado de instrumentos.
·         Rendimiento y eficiencia: productividad individual y colectiva, iniciativa e ideas puestas al servicio de la organización.
·         Disciplina dentro de la organización: sanciones correctivas, separación de personal.

Control sobre actividades: 
En esencia, la actividad básica de todas las organizaciones se reduce a una labor de adquisición y provisión de bienes. Adquisición resulta sinónimo de compra de los elementos necesarios para poder generar los bienes que al ser suministrados a los usuarios cumplen con los objetivos de la organización. Por otra parte el suministro a usuarios puede asumir distintas formas, tales como venta de cosas, venta de servicios o simplemente atención de servicios, como resulta en el caso de organizaciones gubernamentales o benéficas. Actualmente existen alianzas estratégicas entre empresas para producir bienes y servicios y comercializarlos.
El control sobre las actividades de la organización presenta las mismas facetas que el que se ejercía sobre los bienes:
1)    Un conjunto de normas de control interno que regulan la realización de cada una de las operaciones en forma individual, para que de ellas no surja perjuicio patrimonial para la organización y se propenda al uso más eficiente de los recursos disponibles.
2)    Un sistema informativo que reúna datos estadísticos sobre el resultado del conjunto de operaciones de cada tipo y su ajuste o desajuste con los lineamientos fijados como deseados para el desenvolvimiento de la actividad. 
Un listado enunciativo de actividades de una organización empresaria de tipo industrial contendría las siguientes: 
·         Operaciones de comercialización: venta  de   vienes  y    servicios, 
Facturación y entrega de vienes y servicios vendidos, atención de reclamos y servive, devoluciones de ventas, solicitud de créditos por clientes.
·         Operaciones de compra: requerimiento de compra, selección del proveedor, recepción y almacenamiento.
·         Operaciones de consumo de materiales: requisa de materiales, transporte y puesta en línea de producción, afectación a costo de producción.
·         Operaciones de consumo de mano de obra: identificación del tiempo de trabajo, liquidación de remuneraciones, afectación a costo de producción.
·         Operaciones de ingreso de dinero: cobranza de deudores, recepción de valores, centralización y rendición de ingresos.
·         Operaciones de egreso de dineroverificación de elementos a pagar, planificación y liquidación de pagos, rendición de pagos.
·         Operaciones de procesamiento de la informacióncentro de deudores, centro de acreedores, centro de caja y bancos, centro de ingresos y egresos, centro de diario general.

Normas de control interno:
Son las reglas prescriptas por la organización tendientes a preservar su patrimonio mediante una adecuada vigilancia de los bienes y regulación de las actividades a que se dedica.
La instauración de un sistema de control interno en una organización debe contemplar la aplicación de tres tipos de normas:
1)    Aquellas que establecen el control por oposición de intereses. Para ello se distribuye en tramos la responsabilidad de un proceso total, de forma tal que al culminar un tramo cesa la responsabilidad del que entrega y comienza a efectivizarse la responsabilidad del que recibe.
2)    Aquellas que establecen controles de proceso en puntos específicos de la tarea total. Esos controles tienden a asegurar por vía jerárquica el cumplimiento de las normas de procedimiento implantadas por la organización para la ejecución de ese trabajo. Por eje. Los controles que desarrollan los supervisores de sector, visando los comprobantes generados por sus subordinados.
3)    Aquellas que establecen normas de procedimiento precisas referidas a la forma de ejecutar las tareas, tanto en lo relativo a la tarea en sí, como a los comprobantes, registros y archivos en donde deben quedar asentadas las formalidades inherentes al ruteo previsto. Las normas de procedimiento se refieren tanto a la actuación de supervisores como de subordinados y tienen como propósito crear toda una estructura que dificulte la actuación dolosa o negligente o que, en caso de que ella se produzca, quede constancia de la misma. La auditoría tradicional estructura sus intervenciones sobre la base de revisión de los registros y archivos que surgen como consecuencia del cumplimiento de las normas formales de procedimiento antedichos.
El instrumento que reúne todas las reglas que deben respetarse para que se encuentren adecuadamente preservados los bienes de la organización es el “Manual de Control Interno” que forma parte de los manuales de Auditoría.

CONTROL SUPERIOR:
Es aquel que prevé un conjunto de informaciones que se dirigen a la Dirección de la Organización y que tienen como propósito permitirle evaluar la marcha de los programas y políticas en vigencia.
La estructuración de un sistema de ese tipo se logra sobre la base de un “Manual de Control Superior” que reúne en un cuerpo orgánico:
·        Los cuadrosgráficos y demás instrumentos informativos, diseñados para la organización.
·        La designación de responsables de reunir y presentar la información en tiempo, así como la especificación de funciones que tiende a ello.
·        La cronología de preparación, presentación y circulación de los instrumentos informativos que forman parte del manual. 

La información para la Dirección Superior debe ser completa y clara, pero a la vez sintética; como medio de simplificar el análisis de los datos, se utiliza un esquema clasificatorio de los mismos que los separa en categorías posiciones. Esta técnica de presentación se basa en la división de la actividad de la organización en áreas definidas, para cada una de las cuales se selecciona un conjunto de datos que de por sí resultan indicadores de la marcha de la ejecución en el área pertinente.


Categorías o posiciones dentro de la empresa:
·        Posición comercial: se incluyen los datos referidos a la potencialidad de ventas en unidades y valores, así como los costos de comercialización conexos.
·        Posición operativa: involucra los datos relacionados con la actividad industrial o comercial medida a través de las compras, los datos de eficiencia industrial, los datos de personal y los costos.
·        Posición económica: se refiere a la situación de la empresa en cuanto a las ganancias y pérdidas seccionales y totales, los índices de evolución y rotación y la determinación del nivel mínimo de actividad a partir del cual  la empresa entra en zona de pérdida.
·         Posición financiera: se incluye en ésta los datos referidos a la disponibilidad monetaria, el origen y la aplicación de los fondos y los índices de liquidez y endeudamiento.
·         Posición patrimonialcomprende la información referida a los activos y pasivos de la organización, medidos en moneda corriente y constante y los índices de solvencia e inmovilización.


TÉRMINOS CLAVE:
Ø    OBJETO DE CONTROL
Ø    NORMAS DE CONTROL INTERNO
Ø    SISTEMA INFORMATIVO
Ø    CONTROL SOBRE BIENES
Ø    CONTROL SOBRE PERSONAS
Ø    CONTROL SOBRE ACTIVIDADES
Ø    CONTROL SUPERIOR
Ø    POSICIÓN COMERCIAL
Ø    POSICIÓN OPERATIVA
Ø    POSICIÓN ECONÓMICA
Ø    POSICIÓN FINANCIERA
Ø    POSICIÓN PATRIMONIAL



CONTROL PARTE II

TEMA VI)- EL CONTROL- PUNTO 2)

SUJETO DE CONTROL

Podemos conceptuar el control como el hecho de disponer información sobre la pauta o acción a controlar.
Todo aquel componente de la organización que tiene asignado responsabilidades, es decir, que tiene capacidad de decisión aún en cuestiones de rutina, es sujeto del control.
Debemos diferenciar los tipos de control que se dan en las organizaciones; la discrecionalidad o margen dentro del cual se mueven las acciones correctivas guardan relación funcional con las características de la información a recibir y la ubicación del sujeto del control dentro de la organización. En esencia el proceso de control que desarrollan en su función los integrantes de la organización siempre es el mismo, independientemente del cargo que desempeñen, lo que varía es el tipo de control.

Tipos de control
·              El control simple o interno: es establece creando pautas organizacionales que hacen que juntamente con la realización del trabajo operativo de una o más unidades de organización, se establezca el control por oposición de intereses y/o registros o archivos susceptibles de ser controlados. Este control se establece sobre las operaciones rutinarias de la organización y se da en los niveles inferiores de la estructura.
·              El control operativo: a nivel de gerencia media o jefaturas departamentales. Se caracteriza por la existencia de pautas o metas establecidas dentro de las cuales el sistema debe funcionar; el apartarse de tales límites determina una acción correctiva que hace que el proceso vuelva a desarrollarse dentro de los márgenes de tolerancia fijados.
·              El control superior: a nivel gerencial, cuya característica saliente es que no está sujeto a pautas establecidas, sino que como consecuencia de la información recibida se toman decisiones que fijan las políticas o cursos de acción.

También es de importancia destacar que dentro de cualquier organización existen unidades que se dedican a controlar, es decir, que son predominantemente receptoras de información para el control, mientras que hay otras que son predominantemente emisoras de información.



Canales de información:
El control es básicamente información (datos procesados) que transita por diferentes vías llamadas canales. Podemos encontrar cinco tipos de canales de información para controlar:
·         Contacto personal: la forma más simple de contar con información es la inspección ocular. La inspección puede asumir dos formas: la visita rutinaria o la de concurrencia sorpresiva. El procedimiento de inspección personal guarda, en su eficiencia, estrecha relación con la capacidad de conceptualización de quien la realiza. En el caso de inspecciones oculares, las informaciones que genera el control son detectadas, percibidas e informadas en forma instantánea por quien realiza la inspección.
·        Contacto a través de unidades de organización especializadas: son necesarias en empresas grandes y actúan como prolongación de la personalidad de quien debería efectuar el control, realizando programas de intervenciones periódicas en diversas áreas de la organización. Se trata de las * auditorías tradicionales: unidades que tienen como propósito controlar el cumplimiento de las normas dirigidas únicamente a asegurar la integridad del patrimonio de la organización y de las * auditorías operativas: a las que además se les agrega la facultad de evaluar el grado de conveniencia de las operaciones, de los sistemas de trabajo y/o la eficiencia de las unidades bajo control.
·        Información que llega por la vía jerárquica: Los supervisores y los jefes reciben diariamente de sus subordinados información para el control, la cual permitirá preparar el programa de medidas correctivas, que constituirá la verdadera función de la jefatura.
  • Información que llega por la vía informal: Esta información no se trasmite por canales estructurados, pero constituye un cúmulo de conocimientos que posibilita      un mejor control. Las relaciones sociales facilitan la apertura de la vía informal como canal de comunicación para el control. Frente a información no formalizada las unidades de control frecuentemente no toman decisiones, sin antes emplear alguna vía formal que convalide la situación; sin embargo es frecuente encontrar casos de auditorías sorpresivas o intervenciones de control que nacen en rumores o comentarios que llegan a una unidad de control. Por lo tanto podemos concluir que esta vía tiene su importancia como fuente secundaria para el control.
  • Información que llega por vía funcional: Dentro de la estructura de la organización existen unidades departamentales cuyas funciones son básicamente las de recoger, clasificar, ordenar, computar y presentar información. El cometido mismo de estas unidades es procesar datos y ordenar la información que reciben de toda la organización, sin actuar como las auditorías físicamente dentro de las unidades.

El control en los diversos niveles:
·        El nivel inferior: controla basado fundamentalmente en el contacto personal y ayudado en proporciones variables, según la tipología del carácter del supervisor, en canales informales. El supervisor tipo distribuye las tareas entre sus subordinados de acuerdo a patrones consuetudinarios o de rutina, ya sea por asignación preliminar o distribución diaria de labores; controla el trabajo realizado en su totalidad y a su vez efectúa la comparación de rendimiento por cantidad de operaciones procesadas y porcentaje de errores localizados. 
·        El nivel medio: (jefaturas de departamento) debe ajustar su comportamiento a los parámetros fijados como deseados por la Dirección de la empresa; para ello recibe información por vía jerárquica y utiliza el margen de discrecionalidad que se le ha otorgado para tratar de ajustar el nivel de actividad al estándar fijado. Su intervención en el proceso no responde a una continuidad de revisión como en el nivel inferior, sino que sólo lo hace por excepción ante casos determinados o por intervenciones sorpresivas destinadas a calibrar el grado de cumplimiento de las normas impartidas, a cargo de sus superiores inmediatos. Si bien la frecuencia del control es diaria como en el caso anterior, la entidad del mismo es de carácter más general; el contacto personal y la vía informal está más cerrado al nivel medio que al inferior, sin embargo no debe quedar totalmente descartado. El jefe de nivel medio utiliza la recorrida periódica y breve como medio de control.
·        Nivel de la Alta Dirección: En este nivel no existen normas dadas ya que él es el que fija los objetivos, políticas y normas de la organización. La información que a este sector llega es de carácter global  y agrupa todas las operaciones por categoría en un período de tiempo determinado a los efectos de evaluar la operatividad de la norma de planeamiento.
·        Auditoría operativa: cumple la función de revisar la eficacia del control interno y el cumplimiento de sus normas y de  proveer de información a la Dirección para que esta tome las medidas correctivas necesarias. Información sobre negocios, balances y registros contables. Además su acción se dirige a mantener siempre vigilados los diversos sectores de la organización, reemplazando la acción personal del ejecutivo.     
  • Organigrama de Control: Toda organización debe tener un sistema de control interno y para ello debe delinear claramente su estructura, responsabilidades y forma de relacionamiento, por ende el organigrama de control constituye una herramienta para ello. Es importante destacar que no existen sectores que desarrollen una única función dentro des esquema de control. En efecto, puede ocurrir que los sectores de supervisión inferior sean sensores (o sea, detecten) de información para el control, pero a su vez pueden ser grupos de control (reciben información y la comparan con el estándar determinando desviaciones) con relación a datos recibidos del siguiente nivel.
Instrumentos de control:
La información, sustrato del control, llega al sujeto controlador por diversas vías en soportes o instrumentos físicos, que utiliza como vehículo de transmisión. Podemos distinguir dos grupos:
·        Instrumentos de control temporal o de progreso: permiten destacar la necesidad de contar con información para el control; tienen como objetivo alertar sobre el momento en que es necesaria una decisión, es decir, no contienen información sobre la actividad en sí, sino con relación a su desarrollo temporal. Son elementos de este tipo: la agendalos archivos (comprobantes, carpetas); las planillas de asuntos en trámites; los gráficos de control de progreso (gráficos de Gantt).
·        Instrumentos informativos de control propiamente dichos: son aquellos que se diseñan para incluir los datos necesarios sobre la medida en que se cumplen los atributos seleccionados como pautas para dar idea de la marcha del proceso bajo control, o sea atienden a cómo se desarrolla el mismo. Dentro de esta caracterización se pueden involucrar todas las comunicaciones escritas o verbales que contienen datos sobre los procesos a controlar. Son instrumentos de este tipo: los reportes diarios o informes de actividad diaria; las planillas o formularios informativos; los gráficos de tendencias (cartesianos, de barras, circulares); los informes de auditoría operativa


LA AUDITORÍA EXTERNA Y AUDITORÍA INTERNA:

En rigor, la auditoría externa no es otra cosa que la de los estados contables, que es llevada a cabo por un profesional independiente y por lo tanto ajeno a la empresa.




Los estados contables responden a los siguientes requerimientos:

      a)  informar a los usuarios sobre los criterios que han sido seguidos        para su formulación (PCGA) principios de contabilidad generalmente aceptados;                           
 b)  suministrar una opinión de un tercero ajeno a la empresa (auditor)       con referencia a la razonabilidad con que tales   estados   contables   reflejan   la situación del patrimonio y su evolución durante el periodo  por ellos cubierto.

Nómina de intereses en una empresa:

a)     sus propietarios;
b)    proveedores;
c)     clientes;
d)    posibles inversores;
e)     autoridades fiscales.

En cambio, auditoría interna es la realizada por personal de la propia empresa y consiste en el examen de todo tipo de operación de la empresa.
Corresponde a auditoría interna el objetivo general de satisfacer la necesidad de informar y asesorar a la dirección superior sobre el desarrollo de las operaciones, con la condición básica de que sus informes sean independientes de los asignados a quienes tienen responsabilidad directa sobre dichas operaciones.
Esta categoría de informes requiere estudios especiales y controles independientes que los directivos de las empresas no pueden sumir por distintas razones; por ese motivo, auditoría interna es un control de controles y no un control directo.
La consecución de este objetivo implica realizar actividades de examen independiente y juicio técnico sobre la validez, propiedad y aplicación de los controles contables, patrimoniales, financieros y operativos, y la recomendación de controles eficaces a un costo razonable.
“La auditoria interna es una actividad de evaluación independiente dentro de una organización, para la revisión de las operaciones como un servicio de la gerencia. Es un control gerencial que funciona mediante la medición y evaluación de la efectividad de otros controles.”[1]  
Se puede concluir entonces que la auditoria operativa debería ser la principal actividad de la auditoria interna, al margen del hecho de que en función de eventuales asignaciones especiales de tareas, el auditor interno efectúe determinados exámenes de estados contables de su propia empresa, aunque en este último caso sus informes difícilmente contarían con la confianza del público debido a su menor grado de independencia.

     El CONTROL PRESUPUESTAL: obedece a un tipo especializado de control que deriva del presupuesto establecido para un determinado período de ejecución en las actividades de las organizaciones.  

PRESUPUESTO: Estado cuantitativo formal de los recursos asignados para las actividades proyectadas para plazos de tiempo estipulados.

Se utilizan frecuentemente como medio para las actividades de la planificación y el control en todos los niveles de la organización. Son un magnífico instrumento de control.

Los administradores que trabajan en los diferentes sectores de las organizaciones al preparar sus presupuestos, deben tratar de descomponer su total de costos en elementos fijos, variables y semivariables. El resultado será presupuestos más exactos y útiles, aún cuando la variabilidad de los costos, muchas veces, sea difícil de determinar. La integración de dichos presupuestos componen el presupuesto global de la organización. 


TÉRMINOS CLAVE: 
Ø   CONTROL INTERNO
Ø   CONTROL OPERATIVO
Ø   CONTROL SUPERIOR
Ø   CANALES DE INFORMACIÓN
Ø   INSPECCIÓN OCULAR
Ø   AUDITORIAS
Ø   INFORMACIÓN POR VÍA JERÁRQUICA
Ø   INFORMACIÓN POR VÍA INFORMAL
Ø   INFORMACIÓN POR VÍA FUNCIONAL
Ø   INSTRUMENTOS DE CONTROL
Ø   PRESUPUESTOS



[1]  Declaración de responsabilidades del auditor interno (año 1971) Instituto Internacional de Auditores de Nueva York.

CONTROL PARTE I

TEMA: VI)  EL CONTROL 
PUNTO 1) CONCEPTOS BÁSICOS:

EL CONTROL:
                      
  Las organizaciones utilizan procedimientos de control para asegurarse de que están avanzando satisfactoriamente hacia sus metas y de que están usando sus recursos de manera eficiente.

 Definición general de Controles el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las proyectadas. Sirve a los gerentes para monitorear la eficacia de sus actividades de planificación, organización y dirección. Una parte esencial del proceso de control consiste en tomar las medidas correctivas que se requieren.

 Definición de Robert MocklerEl control adm. es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de retroinformación, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia; así como para tomar aquellas medidas que se necesitan para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa.

ETAPAS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO:

1)    Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Las metas y objetivos que se han establecido en el proceso de planificación se deben definir claramente[1], ya que de lo contrario no se conformaría un mensaje conciso; además, las metas enunciadas con exactitud y utilidad se pueden comunicar con facilidad y traducir a normas y métodos para medir resultados.
2)    Medir los resultados: Al  igual que todos los demás aspectos del control, la medición es un proceso constante y repetitivo. La frecuencia  con la que se mida dependerá del tipo específico de actividad. Los buenos gerentes suelen evitar que transcurran plazos largos entre las mediciones de los resultados.
3)    Determinar si los resultados corresponden a los parámetros: Se comparan los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer que “todo está bajo control” y no tienen que intervenir en forma activa en las operaciones de la organización.
4)    Tomar medidas correctivas: Son necesarias si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (stándares) y si el análisis indica que se deben tomar medidas. Estas pueden involucrar un cambio en una o en varias actividades de las operaciones de la organización. Por otra parte, los controles pueden revelar normas inadecuadas, lo cual podría involucrar un cambio en las normas originales.

El control es un proceso dinámico que se debe cumplir hasta su conclusión, poniendo énfasis en encontrar las maneras constructivas que permitan que los resultados cumplan con los parámetros y no tan sólo en identificar fracasos pasados.

FUNDAMENTOS O NECESIDAD DEL CONTROL:
a)    Porque el mejor de los planes se puede desviar.
b)    Sirve a los gerentes para vigilar los cambios del ambiente[2] y sus repercusiones en el avance de la organización.
c)     Crear mejor calidad. La ACT  (adm. de la calidad total) conduce a grandes mejoras para lograr un control efectivo ya que cambia muchas actitudes y enfoques de todo el personal de la organización. Las fallas del proceso se detectan y este se corrige para eliminar errores. Los empleados tienen facultades para inspeccionar y mejorar su trabajo.

ADMINISTRACION PARTICIPATIVA:
  Actualmente hay una muy marcada tendencia a la misma, la cual fomenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Los gerentes comunican las normas, pero dejan que los empleados usen su propia creatividad para decidir como resolver ciertos problemas de trabajo, permitiendo que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad  o participación en el mismo.
En el sistema autocrático tradicional, el gerente especificaba las normas de los resultados y los métodos para alcanzarlos. 


       
TÉRMINOS CLAVE:

Ø   MEDIDAS CORRECTIVAS
Ø   PARÁMETROS
Ø   LA ACT
Ø   ADM. PARTICIPATIVA
        



[1]  En términos claros y mensurables, que incluyen fechas límite específicas.
[2]  Según Fred. Steingraber: * Índole cambiante de la competencia (nuevos productos y servicios) * Necesidad de acelerar el ciclo de pedidos-entregas. * Importancia de agregar valor a los productos y servicios para aumentar la demanda de consumo. * Los cambios en la cultura de los trabajadores y organizaciones. * Creciente necesidad de delegar y de hacer trabajo en equipo (adm. participativa).