CONTROL PARTE I

TEMA: VI)  EL CONTROL 

PUNTO 1) CONCEPTOS BÁSICOS:

EL CONTROL:

                      

  Las organizaciones utilizan procedimientos de control para asegurarse de que están avanzando satisfactoriamente hacia sus metas y de que están usando sus recursos de manera eficiente.

 Definición general de Control: es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las proyectadas. Sirve a los gerentes para monitorear la eficacia de sus actividades de planificación, organización y dirección. Una parte esencial del proceso de control consiste en tomar las medidas correctivas que se requieren.

 Definición de Robert Mockler: El control adm. es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de retroinformación, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia; así como para tomar aquellas medidas que se necesitan para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa.

ETAPAS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO:

1)    Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Las metas y objetivos que se han establecido en el proceso de planificación se deben definir claramente[1], ya que de lo contrario no se conformaría un mensaje conciso; además, las metas enunciadas con exactitud y utilidad se pueden comunicar con facilidad y traducir a normas y métodos para medir resultados.

2)    Medir los resultados: Al  igual que todos los demás aspectos del control, la medición es un proceso constante y repetitivo. La frecuencia  con la que se mida dependerá del tipo específico de actividad. Los buenos gerentes suelen evitar que transcurran plazos largos entre las mediciones de los resultados.

3)    Determinar si los resultados corresponden a los parámetros: Se comparan los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer que “todo está bajo control” y no tienen que intervenir en forma activa en las operaciones de la organización.

4)    Tomar medidas correctivas: Son necesarias si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (stándares) y si el análisis indica que se deben tomar medidas. Estas pueden involucrar un cambio en una o en varias actividades de las operaciones de la organización. Por otra parte, los controles pueden revelar normas inadecuadas, lo cual podría involucrar un cambio en las normas originales.

El control es un proceso dinámico que se debe cumplir hasta su conclusión, poniendo énfasis en encontrar las maneras constructivas que permitan que los resultados cumplan con los parámetros y no tan sólo en identificar fracasos pasados.

FUNDAMENTOS O NECESIDAD DEL CONTROL:

a)    Porque el mejor de los planes se puede desviar.

b)    Sirve a los gerentes para vigilar los cambios del ambiente[2] y sus repercusiones en el avance de la organización.

c)     Crear mejor calidad. La ACT  (adm. de la calidad total) conduce a grandes mejoras para lograr un control efectivo ya que cambia muchas actitudes y enfoques de todo el personal de la organización. Las fallas del proceso se detectan y este se corrige para eliminar errores. Los empleados tienen facultades para inspeccionar y mejorar su trabajo.

ADMINISTRACION PARTICIPATIVA:

  Actualmente hay una muy marcada tendencia a la misma, la cual fomenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Los gerentes comunican las normas, pero dejan que los empleados usen su propia creatividad para decidir como resolver ciertos problemas de trabajo, permitiendo que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad  o participación en el mismo.

En el sistema autocrático tradicional, el gerente especificaba las normas de los resultados y los métodos para alcanzarlos. 

       

TÉRMINOS CLAVE:

Ø   MEDIDAS CORRECTIVAS

Ø   PARÁMETROS

Ø   LA ACT

Ø   ADM. PARTICIPATIVA

        

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[1]  En términos claros y mensurables, que incluyen fechas límite específicas.

[2]  Según Fred. Steingraber: * Índole cambiante de la competencia (nuevos productos y servicios) * Necesidad de acelerar el ciclo de pedidos-entregas. * Importancia de agregar valor a los productos y servicios para aumentar la demanda de consumo. * Los cambios en la cultura de los trabajadores y organizaciones. * Creciente necesidad de delegar y de hacer trabajo en equipo (adm. participativa).