TEMA VI)- EL CONTROL- PUNTO 2)
SUJETO DE CONTROL
Podemos conceptuar el control como el hecho de disponer información sobre la pauta o acción a controlar.
Todo aquel componente de la organización que tiene asignado responsabilidades, es decir, que tiene capacidad de decisión aún en cuestiones de rutina, es sujeto del control.
Debemos diferenciar los tipos de control que se dan en las organizaciones; la discrecionalidad o margen dentro del cual se mueven las acciones correctivas guardan relación funcional con las características de la información a recibir y la ubicación del sujeto del control dentro de la organización. En esencia el proceso de control que desarrollan en su función los integrantes de la organización siempre es el mismo, independientemente del cargo que desempeñen, lo que varía es el tipo de control.
Tipos de control:
· El control simple o interno: es establece creando pautas organizacionales que hacen que juntamente con la realización del trabajo operativo de una o más unidades de organización, se establezca el control por oposición de intereses y/o registros o archivos susceptibles de ser controlados. Este control se establece sobre las operaciones rutinarias de la organización y se da en los niveles inferiores de la estructura.
· El control operativo: a nivel de gerencia media o jefaturas departamentales. Se caracteriza por la existencia de pautas o metas establecidas dentro de las cuales el sistema debe funcionar; el apartarse de tales límites determina una acción correctiva que hace que el proceso vuelva a desarrollarse dentro de los márgenes de tolerancia fijados.
· El control superior: a nivel gerencial, cuya característica saliente es que no está sujeto a pautas establecidas, sino que como consecuencia de la información recibida se toman decisiones que fijan las políticas o cursos de acción.
También es de importancia destacar que dentro de cualquier organización existen unidades que se dedican a controlar, es decir, que son predominantemente receptoras de información para el control, mientras que hay otras que son predominantemente emisoras de información.
Canales de información:
El control es básicamente información (datos procesados) que transita por diferentes vías llamadas canales. Podemos encontrar cinco tipos de canales de información para controlar:
· Contacto personal: la forma más simple de contar con información es la inspección ocular. La inspección puede asumir dos formas: la visita rutinaria o la de concurrencia sorpresiva. El procedimiento de inspección personal guarda, en su eficiencia, estrecha relación con la capacidad de conceptualización de quien la realiza. En el caso de inspecciones oculares, las informaciones que genera el control son detectadas, percibidas e informadas en forma instantánea por quien realiza la inspección.
· Contacto a través de unidades de organización especializadas: son necesarias en empresas grandes y actúan como prolongación de la personalidad de quien debería efectuar el control, realizando programas de intervenciones periódicas en diversas áreas de la organización. Se trata de las * auditorías tradicionales: unidades que tienen como propósito controlar el cumplimiento de las normas dirigidas únicamente a asegurar la integridad del patrimonio de la organización y de las * auditorías operativas: a las que además se les agrega la facultad de evaluar el grado de conveniencia de las operaciones, de los sistemas de trabajo y/o la eficiencia de las unidades bajo control.
· Información que llega por la vía jerárquica: Los supervisores y los jefes reciben diariamente de sus subordinados información para el control, la cual permitirá preparar el programa de medidas correctivas, que constituirá la verdadera función de la jefatura.
- Información que llega por la vía informal: Esta información no se trasmite por canales estructurados, pero constituye un cúmulo de conocimientos que posibilita un mejor control. Las relaciones sociales facilitan la apertura de la vía informal como canal de comunicación para el control. Frente a información no formalizada las unidades de control frecuentemente no toman decisiones, sin antes emplear alguna vía formal que convalide la situación; sin embargo es frecuente encontrar casos de auditorías sorpresivas o intervenciones de control que nacen en rumores o comentarios que llegan a una unidad de control. Por lo tanto podemos concluir que esta vía tiene su importancia como fuente secundaria para el control.
- Información que llega por vía funcional: Dentro de la estructura de la organización existen unidades departamentales cuyas funciones son básicamente las de recoger, clasificar, ordenar, computar y presentar información. El cometido mismo de estas unidades es procesar datos y ordenar la información que reciben de toda la organización, sin actuar como las auditorías físicamente dentro de las unidades.
El control en los diversos niveles:
· El nivel inferior: controla basado fundamentalmente en el contacto personal y ayudado en proporciones variables, según la tipología del carácter del supervisor, en canales informales. El supervisor tipo distribuye las tareas entre sus subordinados de acuerdo a patrones consuetudinarios o de rutina, ya sea por asignación preliminar o distribución diaria de labores; controla el trabajo realizado en su totalidad y a su vez efectúa la comparación de rendimiento por cantidad de operaciones procesadas y porcentaje de errores localizados.
· El nivel medio: (jefaturas de departamento) debe ajustar su comportamiento a los parámetros fijados como deseados por la Dirección de la empresa; para ello recibe información por vía jerárquica y utiliza el margen de discrecionalidad que se le ha otorgado para tratar de ajustar el nivel de actividad al estándar fijado. Su intervención en el proceso no responde a una continuidad de revisión como en el nivel inferior, sino que sólo lo hace por excepción ante casos determinados o por intervenciones sorpresivas destinadas a calibrar el grado de cumplimiento de las normas impartidas, a cargo de sus superiores inmediatos. Si bien la frecuencia del control es diaria como en el caso anterior, la entidad del mismo es de carácter más general; el contacto personal y la vía informal está más cerrado al nivel medio que al inferior, sin embargo no debe quedar totalmente descartado. El jefe de nivel medio utiliza la recorrida periódica y breve como medio de control.
· Nivel de la Alta Dirección: En este nivel no existen normas dadas ya que él es el que fija los objetivos, políticas y normas de la organización. La información que a este sector llega es de carácter global y agrupa todas las operaciones por categoría en un período de tiempo determinado a los efectos de evaluar la operatividad de la norma de planeamiento.
· Auditoría operativa: cumple la función de revisar la eficacia del control interno y el cumplimiento de sus normas y de proveer de información a la Dirección para que esta tome las medidas correctivas necesarias. Información sobre negocios, balances y registros contables. Además su acción se dirige a mantener siempre vigilados los diversos sectores de la organización, reemplazando la acción personal del ejecutivo.
- Organigrama de Control: Toda organización debe tener un sistema de control interno y para ello debe delinear claramente su estructura, responsabilidades y forma de relacionamiento, por ende el organigrama de control constituye una herramienta para ello. Es importante destacar que no existen sectores que desarrollen una única función dentro des esquema de control. En efecto, puede ocurrir que los sectores de supervisión inferior sean sensores (o sea, detecten) de información para el control, pero a su vez pueden ser grupos de control (reciben información y la comparan con el estándar determinando desviaciones) con relación a datos recibidos del siguiente nivel.
Instrumentos de control:
La información, sustrato del control, llega al sujeto controlador por diversas vías en soportes o instrumentos físicos, que utiliza como vehículo de transmisión. Podemos distinguir dos grupos:
· Instrumentos de control temporal o de progreso: permiten destacar la necesidad de contar con información para el control; tienen como objetivo alertar sobre el momento en que es necesaria una decisión, es decir, no contienen información sobre la actividad en sí, sino con relación a su desarrollo temporal. Son elementos de este tipo: la agenda; los archivos (comprobantes, carpetas); las planillas de asuntos en trámites; los gráficos de control de progreso (gráficos de Gantt).
· Instrumentos informativos de control propiamente dichos: son aquellos que se diseñan para incluir los datos necesarios sobre la medida en que se cumplen los atributos seleccionados como pautas para dar idea de la marcha del proceso bajo control, o sea atienden a cómo se desarrolla el mismo. Dentro de esta caracterización se pueden involucrar todas las comunicaciones escritas o verbales que contienen datos sobre los procesos a controlar. Son instrumentos de este tipo: los reportes diarios o informes de actividad diaria; las planillas o formularios informativos; los gráficos de tendencias (cartesianos, de barras, circulares); los informes de auditoría operativa.
LA AUDITORÍA EXTERNA Y AUDITORÍA INTERNA:
En rigor, la auditoría externa no es otra cosa que la de los estados contables, que es llevada a cabo por un profesional independiente y por lo tanto ajeno a la empresa.
Los estados contables responden a los siguientes requerimientos:
a) informar a los usuarios sobre los criterios que han sido seguidos para su formulación (PCGA) principios de contabilidad generalmente aceptados;
b) suministrar una opinión de un tercero ajeno a la empresa (auditor) con referencia a la razonabilidad con que tales estados contables reflejan la situación del patrimonio y su evolución durante el periodo por ellos cubierto.
Nómina de intereses en una empresa:
a) sus propietarios;
b) proveedores;
c) clientes;
d) posibles inversores;
e) autoridades fiscales.
En cambio, auditoría interna es la realizada por personal de la propia empresa y consiste en el examen de todo tipo de operación de la empresa.
Corresponde a auditoría interna el objetivo general de satisfacer la necesidad de informar y asesorar a la dirección superior sobre el desarrollo de las operaciones, con la condición básica de que sus informes sean independientes de los asignados a quienes tienen responsabilidad directa sobre dichas operaciones.
Esta categoría de informes requiere estudios especiales y controles independientes que los directivos de las empresas no pueden sumir por distintas razones; por ese motivo, auditoría interna es un control de controles y no un control directo.
La consecución de este objetivo implica realizar actividades de examen independiente y juicio técnico sobre la validez, propiedad y aplicación de los controles contables, patrimoniales, financieros y operativos, y la recomendación de controles eficaces a un costo razonable.
“La auditoria interna es una actividad de evaluación independiente dentro de una organización, para la revisión de las operaciones como un servicio de la gerencia. Es un control gerencial que funciona mediante la medición y evaluación de la efectividad de otros controles.”[1]
Se puede concluir entonces que la auditoria operativa debería ser la principal actividad de la auditoria interna, al margen del hecho de que en función de eventuales asignaciones especiales de tareas, el auditor interno efectúe determinados exámenes de estados contables de su propia empresa, aunque en este último caso sus informes difícilmente contarían con la confianza del público debido a su menor grado de independencia.
El CONTROL PRESUPUESTAL: obedece a un tipo especializado de control que deriva del presupuesto establecido para un determinado período de ejecución en las actividades de las organizaciones.
PRESUPUESTO: Estado cuantitativo formal de los recursos asignados para las actividades proyectadas para plazos de tiempo estipulados.
Se utilizan frecuentemente como medio para las actividades de la planificación y el control en todos los niveles de la organización. Son un magnífico instrumento de control.
Los administradores que trabajan en los diferentes sectores de las organizaciones al preparar sus presupuestos, deben tratar de descomponer su total de costos en elementos fijos, variables y semivariables. El resultado será presupuestos más exactos y útiles, aún cuando la variabilidad de los costos, muchas veces, sea difícil de determinar. La integración de dichos presupuestos componen el presupuesto global de la organización.
TÉRMINOS CLAVE:
Ø CONTROL INTERNO
Ø CONTROL OPERATIVO
Ø CONTROL SUPERIOR
Ø CANALES DE INFORMACIÓN
Ø INSPECCIÓN OCULAR
Ø AUDITORIAS
Ø INFORMACIÓN POR VÍA JERÁRQUICA
Ø INFORMACIÓN POR VÍA INFORMAL
Ø INFORMACIÓN POR VÍA FUNCIONAL
Ø INSTRUMENTOS DE CONTROL
Ø PRESUPUESTOS
[1] Declaración de responsabilidades del auditor interno (año 1971) Instituto Internacional de Auditores de Nueva York.
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