TEMA VI) EL CONTROL
PUNTO 3) OBJETO DE CONTROL
Acerca de qué se controla:
Administrar una organización implica combinar adecuadamente los recursos
disponibles para maximizar la obtención del objetivo buscado. En esa tarea se manejan fundamentalmente dos tipos de recursos: los bienes, materiales e inmateriales propiedad de la organización y las personas que se encuentran ligadas a ella por distintos nexos de relación jurídica. A su vez, el logro de los objetivos requiere el desarrollo de actividades principales y conexas; las primeras directamente propician el logro del objetivo, mientras que las segundas tienden a actuar en apoyo de las primeras cuidando la existencia misma de la organización o estableciendo las condiciones básicas para que aquéllas puedan desarrollarse.
Tres son, pues, los elementos que deben someterse a control:
1) Los bienes propiedad de la empresa: entran en el proceso como recursos materiales o inmateriales. El control se dirige a preservar la integridad de esos bienes mediante su custodia y a obtener el máximo rendimiento reduciendo su inmovilización o uso improductivo.
2) Las personas integrantes de la organización: en este caso el control trata de mantener adecuadamente cubiertos todos los puestos necesarios para el desenvolvimiento de las actividades y de obtener de los individuos un rendimiento compatible con la retribución que se les efectúa.
3) Las actividades que desarrolla la organización tendiente a establecerla y preservarla y las que hacen al cumplimiento de sus objetivos específicos.
Control sobre bienes:
Una organización para cumplir plenamente con sus objetivos debe poseer un adecuado caudal de recursos en forma de herramientas, maquinarias o dinero, que le permita prolongar el esfuerzo de sus miembros, retribuir a los mismos antes que el producto se efectivice, y en general, financiar su desenvolvimiento sin estar atada permanentemente al flujo de ingresos que genere su actividad.
El control sobre los bienes asume una doble faz:
1) Un conjunto de normas de control interno tendientes a asegurar que en el manipuleo de ellos se cumplen los recaudos mínimos que hacen a una adecuada custodia y movilización. Estas normas son de cumplimiento obligatorio para las personas y sectores que tienen a su cargo bienes de propiedad de la empresa y su verificación forma parte de los programas de auditoría operativa.
2) Un sistema informativo que contiene datos sobre la cantidad de bienes de los distintos tipos que posee la empresa, y el rendimiento previsto y real de cada categoría. Las pautas de rendimiento previsto se establecen sobre la base comparativa de inversiones alternativas.
Los bienes que se sujetan a control son todos aquellos susceptibles de tener un valor económico:
· El dinero, en sus diversas manifestaciones: efectivo, cuentas bancarias, monedas extranjeras.
· Los títulos de crédito: cheques, giros, valores a la vista, pagarés y documentos a cobrar, acciones y cuotas partes de sociedades.
· Las mercaderías y efectos que constituyen materia de transacción habitual: materias primas y suministros, productos en proceso, productos terminados, repuestos y accesorios.
· Los bienes que se utilizan para el desarrollo de las actividades de la empresa: maquinarias, instalaciones, edificios, vehículos, herramientas, muebles y útiles.
· Los créditos y derechos a favor de la organización provenientes de: marcas y patentes, concesiones, llave de negocio.
· Las cuentas a cobrar y derechos similares que no se encuentran respaldadas por títulos de crédito, sino por formularios conformados de acuerdo a los usos y prácticas comerciales.
· El crédito comercial y el buen nombre de la organización en el medio social donde se desenvuelve.
Control sobre las personas:
Toda organización necesita tener un plantel estable de personal que le permita desarrollar las actividades inherentes al cumplimiento del objetivo y además en ciertas circunstancias, contar también con personal adicional que posibilite superar problemas de coyuntura o picos en su actividad.
La provisión del personal tiene una doble particularidad basada: en las características de cada individuo (formación, personalidad, necesidades, etc.) y en la complejidad del comportamiento humano (reacciones producto de la voluntad, motivación, inquietudes, etc.) ya que su conducta no responde a un patrón mecánico.
El control sobre el personal tiene las siguientes facetas:
1) Un conjunto de normas que tienden a determinar la cantidad y calidad del personal necesario y la forma en que ese personal será incorporado. La elaboración de las normas será facultad del departamento de Recursos Humanos y su cumplimiento obligatorio, siendo vigilado por el servicio de auditoría.
2) Un reglamento interno que reunirá todas las disposiciones que regulan la relación organización-participante. El mismo será controlado en su aplicación a través de la línea jerárquica, con apoyo del sector funcional que atiende los problemas de personal y relacionamiento dentro del departamento de Recursos Humanos.
3) Un sistema de evaluación individual basado en informaciones de diversa naturaleza, tales como: opinión de la supervisión, premios por rendimiento, sugerencias, asistencia, dedicación, etc. que posibilite el control sobre la eficiencia de las personas.
4) Un sistema de información sobre el rendimiento colectivo e índices promedio de rotación, ausentismo y similares, que permita juzgar la capacidad de la supervisión de sectores y el grado de adhesión del personal, en general, hacia la empresa.
Las cuestiones referidas al personal que deben someterse a control son:
· Estructura de la organización: respecto a cantidad de personas necesarias por puesto y categoría, capacitación de las personas que se requieren, cualidades personales, necesidades temporarias de personal, previsión de ampliaciones y reemplazos.
· Selección y capacitación de personal: métodos y etapas de selección, cursos de entrenamiento y capacitación, promoción y transferencias.
· Cumplimiento de obligaciones formales: horario, presencia, cuidado de instrumentos.
· Rendimiento y eficiencia: productividad individual y colectiva, iniciativa e ideas puestas al servicio de la organización.
· Disciplina dentro de la organización: sanciones correctivas, separación de personal.
Control sobre actividades:
En esencia, la actividad básica de todas las organizaciones se reduce a una labor de adquisición y provisión de bienes. Adquisición resulta sinónimo de compra de los elementos necesarios para poder generar los bienes que al ser suministrados a los usuarios cumplen con los objetivos de la organización. Por otra parte el suministro a usuarios puede asumir distintas formas, tales como venta de cosas, venta de servicios o simplemente atención de servicios, como resulta en el caso de organizaciones gubernamentales o benéficas. Actualmente existen alianzas estratégicas entre empresas para producir bienes y servicios y comercializarlos.
El control sobre las actividades de la organización presenta las mismas facetas que el que se ejercía sobre los bienes:
1) Un conjunto de normas de control interno que regulan la realización de cada una de las operaciones en forma individual, para que de ellas no surja perjuicio patrimonial para la organización y se propenda al uso más eficiente de los recursos disponibles.
2) Un sistema informativo que reúna datos estadísticos sobre el resultado del conjunto de operaciones de cada tipo y su ajuste o desajuste con los lineamientos fijados como deseados para el desenvolvimiento de la actividad.
Un listado enunciativo de actividades de una organización empresaria de tipo industrial contendría las siguientes:
· Operaciones de comercialización: venta de vienes y servicios,
Facturación y entrega de vienes y servicios vendidos, atención de reclamos y servive, devoluciones de ventas, solicitud de créditos por clientes.
· Operaciones de compra: requerimiento de compra, selección del proveedor, recepción y almacenamiento.
· Operaciones de consumo de materiales: requisa de materiales, transporte y puesta en línea de producción, afectación a costo de producción.
· Operaciones de consumo de mano de obra: identificación del tiempo de trabajo, liquidación de remuneraciones, afectación a costo de producción.
· Operaciones de ingreso de dinero: cobranza de deudores, recepción de valores, centralización y rendición de ingresos.
· Operaciones de egreso de dinero: verificación de elementos a pagar, planificación y liquidación de pagos, rendición de pagos.
· Operaciones de procesamiento de la información: centro de deudores, centro de acreedores, centro de caja y bancos, centro de ingresos y egresos, centro de diario general.
Normas de control interno:
Son las reglas prescriptas por la organización tendientes a preservar su patrimonio mediante una adecuada vigilancia de los bienes y regulación de las actividades a que se dedica.
La instauración de un sistema de control interno en una organización debe contemplar la aplicación de tres tipos de normas:
1) Aquellas que establecen el control por oposición de intereses. Para ello se distribuye en tramos la responsabilidad de un proceso total, de forma tal que al culminar un tramo cesa la responsabilidad del que entrega y comienza a efectivizarse la responsabilidad del que recibe.
2) Aquellas que establecen controles de proceso en puntos específicos de la tarea total. Esos controles tienden a asegurar por vía jerárquica el cumplimiento de las normas de procedimiento implantadas por la organización para la ejecución de ese trabajo. Por eje. Los controles que desarrollan los supervisores de sector, visando los comprobantes generados por sus subordinados.
3) Aquellas que establecen normas de procedimiento precisas referidas a la forma de ejecutar las tareas, tanto en lo relativo a la tarea en sí, como a los comprobantes, registros y archivos en donde deben quedar asentadas las formalidades inherentes al ruteo previsto. Las normas de procedimiento se refieren tanto a la actuación de supervisores como de subordinados y tienen como propósito crear toda una estructura que dificulte la actuación dolosa o negligente o que, en caso de que ella se produzca, quede constancia de la misma. La auditoría tradicional estructura sus intervenciones sobre la base de revisión de los registros y archivos que surgen como consecuencia del cumplimiento de las normas formales de procedimiento antedichos.
El instrumento que reúne todas las reglas que deben respetarse para que se encuentren adecuadamente preservados los bienes de la organización es el “Manual de Control Interno” que forma parte de los manuales de Auditoría.
CONTROL SUPERIOR:
Es aquel que prevé un conjunto de informaciones que se dirigen a la Dirección de la Organización y que tienen como propósito permitirle evaluar la marcha de los programas y políticas en vigencia.
La estructuración de un sistema de ese tipo se logra sobre la base de un “Manual de Control Superior” que reúne en un cuerpo orgánico:
· Los cuadros, gráficos y demás instrumentos informativos, diseñados para la organización.
· La designación de responsables de reunir y presentar la información en tiempo, así como la especificación de funciones que tiende a ello.
· La cronología de preparación, presentación y circulación de los instrumentos informativos que forman parte del manual.
La información para la Dirección Superior debe ser completa y clara, pero a la vez sintética; como medio de simplificar el análisis de los datos, se utiliza un esquema clasificatorio de los mismos que los separa en categorías o posiciones. Esta técnica de presentación se basa en la división de la actividad de la organización en áreas definidas, para cada una de las cuales se selecciona un conjunto de datos que de por sí resultan indicadores de la marcha de la ejecución en el área pertinente.
Categorías o posiciones dentro de la empresa:
· Posición comercial: se incluyen los datos referidos a la potencialidad de ventas en unidades y valores, así como los costos de comercialización conexos.
· Posición operativa: involucra los datos relacionados con la actividad industrial o comercial medida a través de las compras, los datos de eficiencia industrial, los datos de personal y los costos.
· Posición económica: se refiere a la situación de la empresa en cuanto a las ganancias y pérdidas seccionales y totales, los índices de evolución y rotación y la determinación del nivel mínimo de actividad a partir del cual la empresa entra en zona de pérdida.
· Posición financiera: se incluye en ésta los datos referidos a la disponibilidad monetaria, el origen y la aplicación de los fondos y los índices de liquidez y endeudamiento.
· Posición patrimonial: comprende la información referida a los activos y pasivos de la organización, medidos en moneda corriente y constante y los índices de solvencia e inmovilización.
TÉRMINOS CLAVE:
Ø OBJETO DE CONTROL
Ø NORMAS DE CONTROL INTERNO
Ø SISTEMA INFORMATIVO
Ø CONTROL SOBRE BIENES
Ø CONTROL SOBRE PERSONAS
Ø CONTROL SOBRE ACTIVIDADES
Ø CONTROL SUPERIOR
Ø POSICIÓN COMERCIAL
Ø POSICIÓN OPERATIVA
Ø POSICIÓN ECONÓMICA
Ø POSICIÓN FINANCIERA
Ø POSICIÓN PATRIMONIAL
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