TEMA III) PUNTO 2 A )- LA PLANIFICACIÓN:
CONCEPTO DE PLANIFIACIÓN: Consiste en definir las acciones necesarias para que se alcance determinado objetivo o se cumpla una misión. Esto implica el empleo de juicio y discreción (racionalidad) para determinar cuáles acciones serán más eficaces para atender a posibles situaciones (resolver problemas) y/o necesidades del futuro.
ELEMENTOS:
Ø Elección de alternativas
Ø Decisiones
Ø Determinación de objetivos.
PRINCIPIOS: sigla recordatoria (PRIFUCU)
Ø Previsión: anticiparse al futuro.
Ø Racionalidad: los planes deben ser claros y coherentes
con el medio ambiente, disponiendo eficientemente de los
recursos y subordinándose a los fines perseguidos.
Ø Inherencia: la planificación es parte indispensable de la
administración.
Ø Flexibilidad: debe permitir hacer los ajustes y las
modificaciones necesarias.
Ø Unidad: el plan general y sus partes componentes están
debidamente integrados y conforman un todo armónico
con la consecución de las metas.
Ø Continuidad: el proceso de planeamiento se debe efectuar ininterrumpidamente.
Ø Universalidad: la planificación en general debe abarcar
todos los niveles, y todos los sectores de la actividad
pública y/o privada y prever sus consecuencias hasta
donde sea posible.
SISTEMA DE PLANEAMIENTO: Es un complejo de planes que cubre distintos aspectos en forma simultánea y que están relacionados entre sí.
NIVELES DE APLICACIÓN: Es preciso identificar el nivel en que se encuentra o se puede desarrollar la planificación. Podemos distinguir los siguientes niveles en que se puede aplicar el concepto de planificación:
Ø Planificación individual (para una persona)
Ø Planificación grupal.
Ø Planificación institucional.
Ø Planificación ministerial.
Ø Planificación sectorial (pública o privada)
Ø Planificación nacional.
Esta forma de reconocer niveles en la planificación obedece básicamente a un criterio “institucional”. Institución: se da cuando los grupos se han organizado debidamente y su funcionamiento se ha legalizado y reglamentado.
Podemos hablar también de planificación económica, administrativa, etc.
La planificación a un nivel cualquiera significa “política” para el área inferior; el proceso debe estar perfectamente coordinado, debe ser armónico y compatible y tener una estrecha dependencia, un nivel con respecto a otro.
Los niveles más altos se caracterizan por una concepción de la proyección en términos generales traducidas en cifras o coeficientes, pero a medida que vamos descendiendo encontramos ya metas específicas, planes concretos, normas y procedimientos detallados.
CARACTERÍSTICAS DE LA PLANIFICACIÓN:
Ø Contribución al objetivo
Ø Importancia
Ø Penetrabilidad
Ø Eficiencia
Ø Establece una normativa.
IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN:
Ø Es necesaria (debido a la incertidumbre y a los cambios.
Ø Hace concentrar la atención en los objetivos.
Ø Es economía (tiende a reducir los costos y efectivizar el
esfuerzo.
Ø Es especial para el control.
Ø Da garantías y protege.
Estamos en condiciones de definir la planificación como el proceso formal por medio del cual se fijan objetivos concretos y se establecen procedimientos detallados para alcanzar esos objetivos.
Es preciso desarrollar variadísimos sub-objetivos y planes derivados, a los diferentes niveles dentro de una organización para garantizar el cumplimiento con éxito de los objetivos generales previamente establecidos.
Prever los cambios (previsión, flexibilidad):
El cambio es inevitable en todo sistema de producción y en toda economía; esta es la razón principal por la cual todo plan a largo plazo siempre debe ajustarse a las modificaciones que aconsejen los cambios en las condiciones generales.
Los planes deben tener una flexibilidad interna que les permita ajustarse con una alteración mínima, a medida que la organización progresa hacia sus objetivos generales. Una manera de aumentar la flexibilidad consiste en construir varios planes alternativos que puedan hacer frente a las más variadas situaciones. Las causas que pueden exigir cambios en los planes de las organizaciones pueden ser variadas: condiciones del mercado, situación financiera, creación de una nueva planta, una nueva legislación, etc.
TIPOS DE PLANES:
Los planes pueden clasificarse según:
a) La duración. ( inmediata o a corto plazo, se da en los niveles inferiores de la Org. y a largo plazo, se da en los niveles de alta dirección).
b) La función. (de producción, marketing, finanzas, personal, etc.)
c) El alcance. (intradepartamental, interdepartamental o para toda la Org.) En cierto sentido, las políticas, las metas, los planes, los pronósticos, los programas, los procedimientos, los métodos, las reglas y las estrategias son también planes. Una política: constituye una declaración de tipo general concebida para orientar las ideas y actividades de la dirección durante el período en que se persiguen determinados objetivos. La misma establece amplios límites, traza una dirección pero permite al director alguna iniciativa y cierta libertad. Canaliza las ideas de los miembros de la organización, de modo que éstas sean congruentes con los objetivos de la organización. Las metas: son los niveles de acción a lograr y existen en función de los objetivos, comprende fijar las alternativas para alcanzarlas y la coordinación de las distintas metas planteadas. Los planes en gral: son cursos de acción para lograr determinados objetivos, pueden ser diseñados para una sola vez o con carácter permanente. Los pronósticos: son proyecciones de la situación futura de la empresa y están constituidos por distintas metas de todos los sectores de la organización, programados y coordinados entre sí; establecen utilidades, inversiones, rendimientos; Eje. pronóstico de ventas, económico, financiero, patrimonial de gastos, etc. Los programas o proyectos: tienen por objetos detallar las operaciones a realizar, considerando las acciones a llevarse a cabo, los responsables de ejecutarlas y su jerarquía, dónde se han de realizar, cuáles son los períodos en que se cumplirán y cómo se encarará cada una de ellas dentro de los límites de un presupuesto. Pueden abarcar todos los niveles de la organización. Un programa general de acción puede subdividirse en diversos subprogramas; esta subdivisión requiere una tarea de coordinación previa a la puesta en marcha de las acciones planificadas, a fin de determinar la simultaneidad de operaciones y evitar demoras o anticipaciones que se pueden traducir en mayores costos. Los procedimientos: son planes que establecen la manera habitual de organizar actividades concretas y repetidas, que normalmente suponen actividades de grupo. El elemento clave es el establecimiento de una serie progresiva de etapas u operaciones. Agrupan tareas homogéneas en forma cronológica; se materializan en instrucciones, Ej. manuales y diagramas de procedimientos Como los procedimientos son más concretos que las políticas, con frecuencia hay menos libertad y menos iniciativa para su aplicación. Los métodos (o normas): establecen la manera y la serie de operaciones necesarias para realizar tareas individuales que se repiten, son instrucciones sobre la manera de operar de cada integrante de la organización mejorando las condiciones operativas del trabajo. Ej. manuales de normas o tareas, cursogramas, etc. Los métodos son incluso más específicos y detallados que los procedimientos y por consiguiente no se permite casi ninguna libertad de aplicación. Las reglas: definen acciones específicas para situaciones determinadas. Las estrategias: son planes alternativos a aplicar como consecuencia de la incidencia de las variables no controlables.
TÉCNICAS DE PLANIFICACIÓN:
En los planes de mayor importancia de cualquier organización es inevitable un proceso formal de planificación con todo su trabajo administrativo.
El proceso de planificación se simplifica a medida que se pasa a niveles inferiores de la organización.
Al nivel del supervisor, la mayor parte de los planes se derivan de los establecidos por directores de alto nivel. Los planes del supervisor cubren espacios de tiempo más cortos y son más simples en sus objetivos y contenido.
Adaptación de planes antiguos:
Antes de empezar la elaboración de un nuevo plan, el supervisor debe preguntarse si es realmente necesario ya que puede haber archivado un plan similar confeccionado anteriormente. En ese caso dicho plan puede ser actualizado y modificado en la medida necesaria, para adaptarlo a la situación actual, ahorrando tiempo, dinero y esfuerzos.
Diagramas:
Los diagramas pueden ser de gran ayuda en la planificaión.
Se conoce como “diagramas de Gantt” la gran variedad de tipos de diagramas útiles tanto para la planificación como para el control de operaciones que se repiten; dicho diagrama fue creado antes de la primera guerra mundial por el ingeniero industrial, Henry Gantt.
PROCESO DE PLANIFICACIÓN: (desde un punto de vista práctico)
Proceso formal por medio del cual se fijan objetivos concretos y se establecen procedimientos detallados para alcanzar esos objetivos.
ETAPAS DE UN PROCESO DE PLANIFICACIÓN:
1) FIJACIÓN DE OBJETIVOS: (decidir lo que se quiere realizar)
Es la primera etapa en el proceso de planificación. Los objetivos de la Dirección usualmente se refieren a : cantidad, calidad y costo. Sin embargo también se pueden extender a aspectos como la redistribución del equipo, la mejora de condiciones de trabajo, la introducción de nuevos productos o servicios, etc. Debe cuidarse que los objetivos no entren en conflicto con las políticas o planes de alto nivel.
Es necesario que exista una definición y una comprensión clara de la misión a cumplirse o de los objetivos que deben alcanzarse. Esto implica la determinación de metas generales y específicas, el papel que cada una de las unidades de la organización tiene que desempeñar para que favorezca la gestión total, y la identificación de cada una de las unidades y funciones, de modo que se asignen responsabilidades y se eviten repeticiones.
CUALIDADES DE LOS OBJETIVOS:
Ø Específicos (declaración clara de qué se quiere realizar y cómo podrá medirse)
Ø Coherentes (concordancia con las políticas y objetivos generales de la organización en cuanto al objeto y prioridad de ejecución)
Ø Alcanzables (realistas, factibles de lograrse para no desmotivar)
2) DETERMINACIÓN DE PROCEDIMIENTOS: (decidir cómo alcanzar los objetivos)
El proceso de determinar los procedimientos equivale a decidir cómo será cumplido el objetivo del plan. Es un proceso de cuatro etapas:
1) Definición de actividades (identificar los pasos necesarios y ordenarlos)
2) Establecimiento de tiempos (para desarrollar las actividades)
3) Revisión de recursos ( personal, equipo, materiales, dinero, información)
4) Determinación de los lugares (para desarrollar las actividades)
3) ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES: (decidir cuáles son las personas y las calificaciones necesarias para alcanzar los objetivos)
Consiste en elegir al trabajador o a los trabajadores mejor calificados para la tarea.
Ø Selección
Ø Capacitación
Ø Evaluación
4) ESTABLECER UN SISTEMA DE CONTROL
La planificación y el control están íntimamente ligados ya que éste último lo podemos definir como un sistema de información que nos permite seguir un plan, y cuantificar sus desviaciones. El análisis de las causas de estas desviaciones y de su monto, nos permitirá efectuar una acción correctora o elaborar nuevos planes.
Ø Puntos críticos
Ø Excepciones
Ø Resultados
Ø Momentos
5) REGISTRAR LOS CAMBIOS
Ø Previsibles
Ø Imprevistos
Ø Propuestos
6) ESTUDIAR LAS VARIACIONES O SITUACIONES PROVOCADAS
POR LOS CAMBIOS
7) ASEGURAMIENTO
Ø ACCIONES PARA ASEGURAR QUE EL
PRODUCTO O SERVICIO SATISFACE LOS
REQUISITOS DE CALIDAD ESTABLECIDOS
CONSIDERACIONES GENERALES EN MATERIA DE PLANIFICACIÓN:
La planificación es una de las funciones más importantes y complejas de la persona que ejerce el rol de administrar, ya que su éxito dependerá en gran medida de su capacidad para establecer planes adecuados.
La planificación consiste en pensar las acciones necesarias para que se alcance determinado objetivo o se cumpla una misión, lo cual implica el empleo de juicio y discreción o prudencia para determinar cuáles acciones serán más eficaces para atender a posibles situaciones y necesidades del futuro.
Uno de los principios más importantes de la planificación es que esta abarca, afecta y es afectada por todos los aspectos de las actividades de la unidad.
DIVERSOS ANÁLISIS EN EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN:
Análisis de la situación: Esta etapa consiste en un análisis de la situación existente o cómo puede preverse. Para ello es necesario reunir toda la información necesaria proveniente de todas las fuentes posibles e identificar y estudiar las tendencias apreciables.
Interpretación de los hechos: Al disponer de los hechos ya ordenados, podremos identificar claramente con cuáles deberá trabajarse. La información deberá ser clasificada, analizada y confrontada, para determinar si todavía falta algún dato importante. Por lo general tenemos dos unidades principales de relaciones: 1) relaciones causa-efecto; 2) relaciones ordenadas secuencialmente en el tiempo.
Alineados los hechos de este modo, nos indicarán otras relaciones y aclararán aún más la situación.
Esta clase de interpretación pondrá al descubierto puntos en blanco para los que se necesitan más hechos, y ayudará a eliminar puntos que no son pertinentes hasta obtener un cuadro completo de la actividad planificada.
Examen de anteriores experiencias: Las experiencias pasadas constituyen un acervo del que pueden sacarse ideas nuevas. Ninguna situación es totalmente nueva; el problema consiste en separar lo nuevo de lo antiguo.
Elaboración de pronósticos: En algún momento tendrán que hacerse pronósticos acerca de los cambios que se producirán; puesto que es imposible estar seguros de estas hipótesis, las mismas implicarán cierto riesgo. También deberá enunciarse el objetivo buscado. Toda planificación para lo futuro implica un desafío, pero lo importante es que la situación se haya revisado cuidadosamente, que se hayan reconocido los posibles márgenes de error, y que las suposiciones hechas lo sean con pleno conocimiento de todo cuanto interviene o está aceptado. Naturalmente que algunos de los supuestos finalmente resultarán falsos, pero esto no quiere decir que todas las hipótesis sean injustificadas. El administrador deberá reconocer cuándo una situación ha cambiado, y modificará sus planes para que encajen en la misma.
Preparación y enunciado de los planes de operación: Se deben enunciar por escrito y claramente las acciones a llevarse a cabo, de modo que cada unidad y cada persona afectada comprenda claramente lo que se espera de ella. Es conveniente conseguir la participación de quienes resultarán afectados por los cambios, lo cual proporcionará una base más amplia de experiencia y facilita la comprensión y aceptación del plan de acción. Los que han tomado parte en la preparación de planes probablemente harán todo cuanto puedan y sepan para que aquéllos den resultados.
Comprobación de los planes: Por más cuidadosamente que se haya hecho la planificación, el resultado no es exactamente el que se esperaba. Para prevenirse contra errores vitales en los planes, es conveniente que se les revise tanto antes como durante la vigencia de los mismos. Cuando se descubran errores o puntos débiles, habrá necesidad de una nueva planificación para eliminar dificultades.
Obtener la aprobación de los planes: La obtención de la aprobación de los planes por nuestros superiores es un requerimiento lógico y que a menudo requiere también cierta planificación ya que para asegurar el funcionamiento satisfactorio del plan se necesita la comprensión, el consenso y el apoyo de dichos jerarcas. Un buen método de conseguir la aprobación consiste en trabajar en colaboración con el propio superior y obtener su aprobación a medida que el plan va estructurándose. Otro factor que debe tenerse en consideración es saber el momento adecuado para acudir al superior ya que el don de oportunidad puede ayudar sensiblemente para obtener la aceptación y aprobación deseada.
Por último cuando esté listo, el plan deberá presentarse en la forma más eficaz posible:
1) Breve exposición de los puntos que abarca
2) Enumeración directa de las ganancias esperadas
3) Presentar paso a paso los cambios e innovaciones necesarios
4) Contestar las preguntas aclaratorias respecto a costos
5) Terminar con una breve reexposición de ganancias previstas.
TÉRMINOS CLAVE:
Ø PREVENCIÓN
Ø RACIONALIDAD
Ø INHERENCIA
Ø FLEXIBILIDAD
Ø UNIDAD
Ø CONTINUIDAD
Ø UNIVERSALIDAD
Ø SIGLA SOBRE PRINCIPIOS (PRIFUCU)
Ø PLANEAMIENTO
Ø MISIÓN
Ø POLÍTICAS
Ø METAS
Ø PRONÓSTICOS
Ø PROGRAMAS
Ø PROYECTOS
Ø PROCEDIMIENTOS
Ø MÉTODOS
Ø NORMAS
Ø REGLAS
Ø ESTRATEGIAS
Ø DIAGRAMAS
Ø PROCESO DE PLANIFICACIÓN
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